Когда все всё помнят по-разному: как онлайн-доска спасает команды в малом и среднем бизнесе
Блог МТС Линк ·
Запись Когда все всё помнят по-разному: как онлайн-доска спасает команды в малом и среднем бизнесе впервые появилась Блог МТС Линк .
Нередко в командах малого и среднего бизнеса сотрудники совмещают несколько ролей. Без инструментов фиксации поток задач и договорённостей может «пройти мимо» ответственных. Вместе с экспертами разбираемся, почему стикеры благотворно влияют на команду, когда маркетологам приходится нелегко и что делать с тем, что обычно сотрудники всё помнят и без онлайн-досок… Просто каждый немного по-разному.
Онлайн-доски — база для совместной работы. Здесь создаются и ведутся проекты, проводятся стратегические сессии и интернет-корпоративы, отслеживаются задачи и решается ещё множество других вопросов. Команды ограничены только масштабом своих идей.
Часто в небольших компаниях сотрудники соединяют в себе несколько ролей и ведут фиксацию задач и договорённостей в чатах. Из-за этого создаётся впечатление, что всё под контролем и дополнительные инструменты не нужны. Но это может быть ошибочным.
«Проблема здесь не в размере команды, а в количестве договорённостей. Даже два человека после одного разговора могут уйти с разным пониманием, что было решено, кто, что и к какому сроку делает. А через неделю каждый помнит не сам разговор, а его собственную версию», — рассказывает директор проектного управления и инноваций 5Post Дмитрий Ирешев .
По словам эксперта, онлайн-доска в этом случае — память команды. Для старта на ней достаточно зафиксировать 4 вещи:
Ценность особенно заметна, когда задач становится больше, люди переключаются между несколькими проектами или в команду приходит новый сотрудник. Вместо пересказа всей истории по какой-то теме можно просто показать контекст на доске.
На практике крупные компании формируют схему внутренних коммуникаций ещё до запуска проекта. Поэтому виртуальные доски сопровождают их с самого начала. Небольшие команды нередко внедряют подобные инструменты только по ходу работы, когда в них появляется необходимость.
Дмитрий Ирешев советует закреплять договорённости на досках с самого начала. Но если этот момент уже упущен, оптимально внедрять инструменты фиксации так скоро, как это возможно. Если интегрировать доски грамотно, они помогут команде оперативнее решать задачи и не будут отнимать время.
Также эксперт предлагает простой чек-лист, чтобы оценить, действительно ли онлайн-доски выполняют свои функции в небольшой команде.
«Попробуйте применить такой критерий: если команда тратит на ведение доски 5 минут, а благодаря ей экономит 20 минут на созвонах и выяснении договорённостей — инструмент работает», — резюмирует эксперт.
Если происходит наоборот и сотрудники большую часть времени обслуживают саму доску, значит, в работу с инструментом включены не все сотрудники либо нужно упростить информацию.
Бизнес Доски Форматы использования онлайн-досок командами малого и среднего бизнеса Главное в работе с онлайн-досками — привлечь к ним всех членов команды. На старте это может быть сложно, так как люди часто привыкают к определённому порядку действий, а перестроиться уже трудно.
«Возьмите один реальный процесс и начните фиксировать только его. Например, после еженедельной встречи записывайте решения, ответственных и следующие действия на доске, а через неделю откройте её и сверьтесь с тем, о чём договаривались», — рекомендует Дмитрий Ирешев.
Также эксперт отмечает, что сотрудники часто действительно многое помнят, «просто каждый немного по-разному ». Доски дают команде объективность.
Важно также упростить использование инструмента для каждого сотрудника. Если ему нужно заполнить 10 полей, выбирать 7 статусов и писать подробный отчёт — скорее всего, он будет избегать сервиса.
На практике же Доски не только визуализируют рабочие процессы, но и улучшают командный настрой. Как поделились в компании «Атомстройкомплекс-IT» , МТС Линк Доски помогли вовлечь в совместные проекты даже сомневающихся сотрудников. Во время онлайн-встречи можно предоставить доступ к доске, и каждый тогда каждый участник оставит свой стикер с идеей или комментарием, добавит эмодзи. Как отметил представитель компании, игровая механика помогает настроить на командную работу.
«И ещё важный принцип: доска должна использоваться в реальной работе. Если руководитель на встрече спрашивает статус устно, сотрудники будут отвечать устно. Если команда открывает доску и обсуждает работу непосредственно по ней, инструмент постепенно становится естественной частью планёрок», — подчёркивает Дмитрий Ирешев.
Если доски закрепились как привычный инструмент фиксации, Мария Шихова выделяет несколько сценариев их использования в командах малого и среднего бизнеса. Рассмотрим их на примере онлайн-доски для совместной работы МТС Линк Доски .
Онлайн-доску удобно использовать как планировщик. Туда добавляют карточки с задачами и распределяют их между исполнителями, совсем как на канбан-доске. Это особенно удобно для небольших коллективов — все члены команды могут оперативно посмотреть, кто и чем занят, а также отследить статус задач.
Также доски часто используют как полноценные карты проектов, куда вносят информацию по бизнес-процессам. Это даёт сотрудникам полную картину происходящего.
Пример онлайн-доски для визуализации процессов
Предложить идеи на мозговом штурме и собрать их в одном месте удобнее всего в совместном онлайн-пространстве. В сервисе МТС Линк Доски можно выбрать специальный шаблон для онлайн-досок и установить таймер.
В небольших командах немного участников, и поэтому каждый может поместить на доску стикеры со своими идеями, а затем сразу же их обсудить. А если понадобится помощь, все идеи после штурма проанализирует ИИ-помощник и соберёт в одну заметку.
Шаблон «Мозговой штурм» в МТС Линк Досках
Пример командной сессии — установочная встреча , на которой обсуждают бизнес-процессы в будущем проекте. На стратсессиях формируют общее видение спринтов, распределяют роли и согласуют структуру компании.
Для командных сессий в МТС Линк есть готовые шаблоны для онлайн-досок . Например, в каталоге предложен шаблон «Ежедневное планирование», который достаточно адаптировать под себя.
Шаблон планирования в МТС Линк Досках
Маркетологи в небольших командах часто совмещают несколько ролей и охватывают множество направлений: тестирование гипотез, запуски рекламы,анализ статистики и аналитики, лидогенерацию, работу с клиентскими программами. Иногда на один проект приходится десятки кампаний, и каждую из них нужно утвердить и протестировать.
Поэтому использование онлайн-доски возможно также как маркетинговой карты проекта. На неё заносят, например, несколько гипотез и результаты тестов по каждой из них. В МТС Линк Досках для этих целей есть специальный одноимённый шаблон.
Маркетинговый шаблон «Работа с гипотезами»
Доски помогают фиксировать договорённости с клиентами и подрядчиками, идеи по развитию совместных проектов, достигнутые результаты и многое другое. Главное — подобрать подходящий шаблон из каталога МТС Линк Досок.
Шаблон для разработки стратегии клиента в МТС Линк Досках
Также онлайн-доски используют для этапа адаптации сотрудников и первичного обучения в компании. В совместном онлайн-пространстве легко показать, кто и за что отвечает, какие задачи стоят перед сотрудником в первые недели, а также предложить ему внутреннюю базу знаний.
Шаблон «Карта адаптации сотрудника» в МТС Линк Досках
Ещё один формат использования онлайн-досок — ретроспективы . В этом случае все данные за определённый период собирают на одной доске, а затем погружаются в ход завершённого спринта. Благодаря фиксации на онлайн-доске команде сразу видно, на каких этапах возникали сложности и почему это происходило.
Работа с доской также помогает команде улучшить будущие результаты. Это помогает регулярно вспоминать прошлый опыт и учитывать его в новых задачах.
В МТС Линк Досках для ретроспектив есть несколько шаблонов. Выбирайте подходящий под свои цели.
Шаблон «Ретроспектива» на онлайн-доске от МТС Линк
От мозгового штурма до ретроспективы: как и для чего пользоваться МТС Линк Досками
Планирование на онлайн-доске: как ставить цели на год и анализировать неудачный опыт
Таск-трекер, онлайн-доска, конструктор сайтов: какие цифровые инструменты нужны стартапам
Запись Когда все всё помнят по-разному: как онлайн-доска спасает команды в малом и среднем бизнесе впервые появилась Блог МТС Линк .