Чек-лист: как проводить рабочие созвоны, чтобы не терялись ключевые договорённости
Блог МТС Линк ·
Запись Чек-лист: как проводить рабочие созвоны, чтобы не терялись ключевые договорённости впервые появилась Блог МТС Линк .
Коммуникация — нередко слабое звено в цепи сделок. Когда нет повестки встречи, цели размыты, а итоги не фиксируются — договорённости срываются. Вместе с независимым HR-экспертом и директором по персоналу Ольгой Осиповой разбираемся, что делает онлайн-совещания рабочим механизмом, почему схема «А → Б → В» самая надёжная и как избегать недопониманий. А ещё подготовили чек-лист для проведения и фиксации итогов встречи . Дочитайте статью до конца, чтобы скачать памятку о том, как превращать хаотичные созвоны в рабочий инструмент.
Независимый HR-эксперт, директор по персоналу Ольга Осипова рассказывает, что коммуникация — самое узкое место договорённостей. Восприятие и выражения разных людей отличаются, а память может искажаться.
«Иногда одно и то же словосочетание может означать противоположные вещи для переговорщиков. Важны интонация, невербальные жесты, персональная трактовка терминов. Фиксация договорённостей помогает избежать недопониманий», — подчёркивает эксперт.
Но даже если собеседники правильно понимают друг друга, договорённости после рабочей онлайн-встречи могут быть потеряны. И вот почему.
Если перед онлайн-встречей нет чётко сформулированной цели, она превратится в обычный разговор о работе. Измеримая цель — база для достижения результата переговоров. Важно зафиксировать не просто то, к чему пришли во время беседы, а ещё ряд моментов:
Если до начала встречи не установить порядок общения и не утвердить темы, то разговор будет строиться вокруг того, что вспоминается по ходу. Вместо схемы «А → Б → В» участники будут лавировать между темами из разных областей, проблематик или даже спринтов.
В этом случае на достижение договорённостей не хватит времени, а принятие решений может быть перенесено на другую онлайн-встречу.
Так происходит, например, когда разные люди отвечают за разные блоки онлайн-встречи либо когда на встрече не включена запись. Тогда фиксацию сложно объединить в общую картину без задвоений и искажений. Поэтому эксперт советует оформлять один документ с итогом и опираться на расшифровку или запись рабочего созвона .
Soft skills Вебинары Встречи Команда Что нужно сделать до начала онлайн-встречи, чтобы договорённости сохранились Чтобы договорённости не потерялись после онлайн-встречи, её подготовку стоит начинать заранее. Для этого стоит пройти 3 этапа.
Чаще всего инициатор созвона готовит документ, в котором конкретизирует цели онлайн-встречи. Прописывать их важно чётко и ёмко, например: «Составить контент-план на ноябрь», «Ознакомить нового сотрудника Семёнова с задачами на квартал», «Разобрать четыре правки от клиента».
В том же документе указывают список тем и вопросов, которые команде стоит предметно обсудить. Именно по структуре повестки станет ясно, как будет выстроена встреча.
Разослать повестку участникам стоит за несколько дней до встречи. Это даст им время просмотреть документ, изучить его, составить список своих вопросов и предложений, если это требуется.
Также за несколько дней ответственный за проведение встречи по видеосвязи должен выбрать администратора. Это может быть он сам или другой человек. Несмотря на функции вроде записи или расшифровки, Ольга Осипова советует всё же оформлять протокол собрания и вести заметки во время эфира. В будущем это поможет быстро проанализировать спорную ситуацию или неоднозначную договорённость.
Эксперт рекомендует каждой компании, руководителю и команде использовать инструменты фиксации. Чаще всего это функции записи, а в дальнейшем — резюме от ИИ-помощника и расшифровка. На базе этих документов, а также собственных заметок администратор онлайн-встречи сможет быстро и подробно составить протокол собрания.
В сервисе для онлайн-встреч и совещаний МТС Линк Встречи есть функции записи, расшифровки и составления резюме. Например, если вам нужны только ключевые тезисы после мероприятия, попросите ИИ-ассистента подготовить резюме, а если вам понадобится восстановить всё совещание, воспользуйтесь расшифровкой.
Кроме того, ИИ-ассистент МТС Линк теперь адаптирует резюме под формат встречи : от общих планёрок, протоколов собраний и собеседований до мозговых штурмов, ретроспектив, лекций и подробных итогов встречи. А также он позволяет настроить собственный шаблон под стандарты компании.
ИИ-ассистент в МТС Линк Встречах подготовит резюме с ключевыми тезисами за несколько секунд
«Самый удобный формат фиксации договорённостей — это, конечно же, ассистент с искусственным интеллектом в любом формате. Он позволяет быстро вспомнить точный текст сказанного и чётко зафиксировать то, что обсуждают на встрече», — добавляет эксперт.
ВКС Встречи Команда Обзор Управление проектами Что стоит сделать после окончания онлайн-встречи Когда вы закончили проведение онлайн-совещания , сделали его запись, просмотрели резюме или расшифровку, важно закрепить эту информацию для общего доступа.
Обычно это делают в групповом рабочем пространстве. Иногда закрепляют в сообщениях в чатах, но чаще — создают онлайн-доски. В МТС Линк Досках вы можете разделить пространство на несколько смысловых блоков, добавить активные ссылки на документы с протоколами и регулярно возвращаться к виртуальному пространству для совместной работы. Это помогает визуализировать общую картину спринта или проекта, а также проводить эффективные и нескучные ретроспективы.
Также ИИ-помощник может напоминать о ключевых договорённостях после встречи и о задачах с прошедших созвонов. Пользователь получит краткую сводку в чате, где будет указаны участники, принятые решения и задачи.
ИИ-помощник МТС Линк напомнит об итогах встреч за любой период
Чтобы вы могли быстро и эффективно подготовиться к любой онлайн-встрече с коллегами , мы составили чек-лист. В нём собраны все ключевые действия для трёх этапов: подготовки, проведения и действий после завершения мероприятия. Сохраняйте, чтобы не терять ключевые договорённости после важных рабочих созвонов.
Чек-лист для тех, кто отвечает за процесс
Заполните форму, чтобы получить чек-лист Укажите верный формат номера телефона
5 ошибок, которые превращают рабочий созвон в пустой разговор
Не путайте с темой: как формулировать цели для деловых онлайн-встреч
Как управлять таймингом онлайн-встречи: 13 советов о том, что нужно сделать до и во время созвона
Запись Чек-лист: как проводить рабочие созвоны, чтобы не терялись ключевые договорённости впервые появилась Блог МТС Линк .