Таск-трекер промышленного холдинга: 40000 пользователей
Атвинта — статьи и проекты ·
Сервис управления проектами с канбан-доской и расширенной диаграммой Ганта
Наш клиент — один из крупнейших промышленных холдингов с 30 предприятиями по всей стране. Вместе мы уже более 5 лет развиваем экосистему цифровых сервисов, каждый из которых закрывает свой участок процесса и приносит пользу.
Экосистемой пользуются десятки тысяч сотрудников холдинга. Наши продукты связаны единой авторизацией и бесшовным переходом между сервисами.
Заказчик обратился к нам за разработкой корпоративного таск-трекера для 40 000 пользователей: руководителей проектов, менеджеров по бюджетированию и закупкам, поставщиков технологических линий и исполнителей подразделений. Предприятия холдинга ведут задачи в разных системах из-за сложной интеграции данных и отсутствия единых бизнес-процессов.
Готовые решения от вендоров нелегко встроить во внутренние процессы, так как они не учитывают производственную специфику и гибкую настройку под запросы предприятий. Требовалась собственная разработка, которая закроет потребности бизнеса.
Сервис должен решать задачи по управлению проектами, распределению и контролю поручений, согласованию документации, планированию сроков и координации работы между командами.
Цель проекта: создать единое пространство управления проектами и задачами с продвинутой диаграммой Ганта.
Задачи:
Мы разработали корпоративный таск-трекер и интегрировали его в действующую экосистему клиента. На главной странице показаны актуальные задачи по проекту и канбан-доска. В меню можно переключиться на диаграмму Ганта, проекты и личные задачи. Сотрудник видит приоритеты, а руководитель может контролировать сроки и загрузку.
Рассмотрим ключевые функции таск-менеджера, которые вошли в первую версию продукта.
Перед проектированием изучили особенности процессов и то, как команды холдинга ведут проекты. Основная проблема клиента заключалась в том, что коробочные решения не подходят под производственные сценарии разных предприятий.
Провели глубинные интервью с руководителями, топ-менеджерами и исполнителями, чтобы определить пожелания и требования к будущему таск-трекеру. В аналитике использовали визуальные методики EventStorming и User Stories, чтобы описать логику системы.
Описали жизненный цикл задачи, согласовали роли и зону ответственности, собрали модель статусов и правила переходов к следующему этапу проекта. Зафиксировали приоритеты и единые поля карточки, а также правила уведомлений.
Сравнили 12 решений и отобрали 50 функций, которые легли в основу таск-трекера. Зафиксировали, где типовые механики не подходят под специфику производства, и учли гибкость настроек.
Выделили основные функции для MVP, а дополнительные записали в бэклог для будущих доработок. Все гипотезы утвердили на макетах с командой заказчика. Прошли сценарии создания, редактирования и поиска задач, оценили время на ключевые действия и проработали диаграмму Ганта.
В трекере действуют две группы ролей. Они помогают избавиться от лишних этапов согласования, делают работу предсказуемой и упрощают поддержку сервиса.
Проект представляет собой папку с общей информацией, задачами, файлами, списком участников и историей изменений. Руководитель указывает цель и описание работы, добавляет роли и типы доступа. Система автоматически рассылает уведомления сотрудникам и создает диаграмму Ганта и канбан-доску. Отдельная вкладка проекта нужна, чтобы контролировать инициативу, отслеживать сроки и распределять поручения в одном контуре.
Тип открытого проекта виден всем пользователям системы, но работать над ним может только выделенная команда. Закрытый проект виден определенному кругу лиц и администратору. Файлы по открытым проектам доступны для просмотра и скачивания всем сотрудникам, по закрытым — только участникам команды.
В каждом проекте задачи делятся на несколько типов — это помогает видеть общий ход работы и конкретные результаты на каждом этапе. Такой подход позволяет детализировать процессы и находить узкие места.
Организовали рабочее пространство вокруг главной страницы с актуальными задачами участников, в которых они выступают авторами и исполнителями. Это помогает держать фокус на своих поручениях и не пропускать дедлайны.
Для каждого пользователя формируется личный проект «Мои задачи» — все задания из этого раздела видит только владелец. К отдельной карточке можно выдать доступ по необходимости. Такой подход разделяет личные и командные задачи и упрощает планирование.
В отдельном блоке «Задачи» собраны все задания из открытых проектов. Можно найти конкретный проект или файлы, которые нужны специалисту для выполнения своих задач. А также отследить работу других команд и посмотреть процессы. Например, занят ли сейчас коллега или его можно привлечь к проекту.
Поиск реализован на всех ключевых страницах — по названию, коду задачи, проекту, автору или исполнителю. Дополнительно доступны фильтры по статусу, приоритету и срокам. Можно выбрать задачи с приближающимися и просроченными дедлайнами. Такой подход экономит время и снижает вероятность пропустить срочные вопросы.
Внутри каждой карточки есть поля с информацией о проекте, авторе, статусе и сроках, а также чек-лист, предпросмотр файлов и комментарии с ветками и вложениями. Прикрепленные документы и изображения автоматически появляются во вкладке «Файлы» по конкретному проекту.
Все изменения и комментарии фиксируются в истории — всегда можно восстановить цепочку действий и понять, кто, что и когда поменял. В задачах со статусом «Завершено» все добавленные ранее комментарии и файлы сохраняются — их нельзя удалить.
Такой подход к организации задач помогает сотрудникам ориентироваться в приоритетах и держать под контролем процессы по своим проектам. Команда работает синхронно, а руководители видят реальную картину по задачам и могут вовремя скорректировать план. Это сокращает время на коммуникацию и снижает операционные риски.
В трекере все проекты собраны в одном реестре — это позволяет быстро сориентироваться в текущих задачах и отследить статус работы по каждому направлению.
Новый проект можно создать за пару минут. Достаточно указать название, определить тип, добавить руководителя, инициатора, заказчика и описать идею. Это помогает упростить запуск новых процессов и не тратить время на долгие согласования.
Каждый проект организован так, чтобы команде было удобно работать и отслеживать все этапы и документы в одном месте. Управлять ролями и приглашать сотрудников можно прямо в карточке проекта. Статусы показывают, кто уже приступил к работе, а кто только получил приглашение.
В таск-трекере реализованы две модели работы с канбаном — классическая по статусам и настраиваемая под любые процессы. Колонки можно добавлять, переименовывать и менять порядок. Благодаря фильтрам есть возможность сортировать задачи по исполнителям, срокам или приоритетам. Перемещение карточки на доске автоматически меняет ее статус и добавляет запись в историю.
Визуальный контроль помогает руководителю следить за загрузкой команды и оперативно реагировать на проблемы. Канбан-доска адаптируется под специфику работы любого подразделения и позволяет гибко управлять проектами.
У пользователей есть возможность добавлять собственные колонки на доске и перемещать карточки между ними. Это нужно для того, чтобы учитывать внутренние процессы подразделений.
В таск-трекере диаграмма Ганта визуализирует ключевые этапы и задачи, подсвечивает отклонения от плана и зоны риска. Такой подход помогает руководителям держать процесс под контролем, реагировать на изменения и корректировать планы.
Вся структура работ видна на одной схеме — этапы автоматически учитывают сроки вложенных задач, а отображение можно настроить под свои параметры. Благодаря этому удается сфокусироваться на деталях, упростить анализ и ускорить планирование.
График всегда отражает актуальное состояние работ, поэтому команда и руководители всегда видят общий прогресс по проекту. Такой подход повышает прозрачность управления и сокращает время на подготовку отчетов и сверку данных.
Система уведомлений помогает команде оставаться в курсе ключевых событий по проектам и задачам, не перегружая пользователей лишними письмами. Все события группируются в пакетные рассылки, которые приходят раз в час. В настройках профиля можно отметить галочками приоритетные напоминания. Это синхронизирует действия команды без лишнего информационного шума.
В экосистеме заказчика появился собственный таск-трекер с расширенной диаграммой Ганта и гибкой настройкой под разные проекты. Управление и контроль задач сфокусированы на производственных процессах.
Вместо хаоса и разрозненных действий, команда получила универсальный инструмент, который встроен в платформу холдинга. Сотрудники работают по привычной системе, а руководителям проще отслеживать процессы.
Итоги проекта:
Компания получила удобный и функциональный инструмент, который помогает координировать действия команд и минимизировать возможные риски в ежедневной работе. В дальнейшем планируем расширять функционал, который зафиксировали в бэклоге в ходе работы над проектом.