Какую CRM-систему выбрать для школ и учебных центров
Блог Kaiten ·
Обзор 14 CRM-платформ, которые подойдут для образовательных учреждений
На старте многие школы и учебные центры ведут заявки, расписание и оплаты в Excel. Это привычный способ сэкономить на отраслевых программах, пока клиентов и сотрудников немного.
Но с ростом бизнеса таблицы перестают давать руководителю нужный контроль. Excel сохранит данные, но не напомнит менеджеру о звонке и не покажет, почему клиент не купил курс. 
С помощью CRM можно проследить весь путь клиента — от первого обращения до начала обучения. В статье сравним 14 решений для образовательных центров и разберемся, для каких задач подойдет каждое из них.
CRM для учебного центра — это система для сбора и обработки заявок, хранения контактов и истории общения с клиентами. Она объединяет обращения из разных источников, показывает текущий этап каждой заявки и напоминает менеджерам о следующих действиях. Руководитель может отслеживать, сколько заявок дошло до пробного занятия, записи в группу и оплаты, а также на каких этапах школа теряет клиентов.
При этом под названием «CRM для образования» могут предлагаться разные по назначению продукты. Если универсальная CRM предназначена прежде всего для управления заявками, продажами, задачами и коммуникациями, то специализированная система управления учебным центром, помимо CRM-функций, может включать расписание, учет групп и посещаемости, управление абонементами, расчет зарплаты преподавателей и личный кабинет ученика. 
Однако такие системы иногда уступают универсальным CRM в работе с продажами: например, не поддерживают полноценную воронку или требуют подключения отдельного сервиса для обработки заявок.
Как правило, CRM для учебных центров помогает:
Если школа хочет в той же программе составлять расписание, формировать группы, отмечать посещаемость и списывать занятия с абонементов, эти возможности нужно проверять отдельно. Для универсальной CRM они не являются стандартом.
В подборке есть универсальные CRM для продаж и специализированные системы для учебного учета. Для каждого решения разберем возможности, ограничения и цены.
Kaiten — платформа для управления рабочими процессами, в которой можно собрать пространство под CRM для любого сценария. Подойдет учебным центрам, где важно выстроить обработку заявок, продажи и работу команды внутри единой системы. Этапы воронки можно настроить под процесс конкретной школы: колонки здесь отражают этапы рабочего процессы, а карточки — клиентов. 
Возможности:
На что обратить внимание:
Цены: бесплатный тариф рассчитан максимум на 5 пользователей. При помесячной оплате «Старт» стоит 250 ₽ за пользователя, «Стандарт» — 580 ₽, «Бизнес» — 780 ₽. При оплате за 3 года цена начинается от 185 ₽ за пользователя в месяц. Отдельные модули оплачиваются дополнительно.
OkoCRM — универсальная CRM для работы с заявками и продажами. Сервис подойдет учебному центру с несколькими менеджерами и большим количеством обращений из разных каналов.
Возможности:
На что обратить внимание:
Цены: при оплате за месяц один пользователь стоит 890 ₽ в месяц, при оплате за год — 712 ₽. Пробный период без ограничений — 7 дней.
ListOk CRM — отраслевая CRM для учебных центров, танцевальных студий и спортивных школ. Сервис подойдет организациям с регулярными занятиями, постоянными группами и продажей абонементов.
Возможности:
На что обратить внимание:
Цены: тариф «Земля» стоит 990 ₽ в месяц. Тарифы с расширенной автоматизацией стоят дороже — от 3 490 ₽ в месяц. Предусмотрена скидка 20% при оплате за год. Тестовый период — 14 дней.
Аспро.Cloud — универсальная CRM, в которой работу с клиентами можно объединить с задачами, проектами, счетами и финансовым учетом. Сервис подойдет учебным центрам с долгим циклом продажи и корпоративными заказчиками.
Возможности:
На что обратить внимание:
Цены: для команд до 5 человек есть бесплатный тариф. «Старт» стоит 2 990 ₽ в месяц за 5 пользователей, «Команда» — 7 490 ₽ за 10. При оплате за 6–24 месяца предусмотрены скидки.
Мой Класс — специализированная CRM для языковых, творческих, спортивных и детских центров. Система закрывает и продажи, и работу с учениками после оплаты.
Менеджер ведет заявку по воронке и в той же программе формирует группу учеников, составляет расписание и контролирует абонемент. Решение подходит и отдельным школам, и сетям с несколькими филиалами.
Возможности:
На что обратить внимание:
Цены: тариф PRO стоит от 1 390 ₽ в месяц для 5 групп. Базовая версия для 10 групп — от 1 690 ₽. При оплате за год действует скидка 25%. Тестовый период — 7 дней.
Hollihop — специализированная система для языковых школ, детских центров, подготовки к экзаменам, робототехники и других образовательных направлений. Сервис подойдет центрам, которым кроме расписания и абонементов нужны продажи, общение с клиентами в мессенджерах, автоматическое выставление счетов и подробная аналитика.
Возможности:
На что обратить внимание:
Цены: стоимость начинается от 1 750 ₽ в месяц. При оплате за полгода или год действует скидка 16%. Полный функционал можно тестировать 30 дней.
OLLA Berkana —  отраслевая CRM для детских центров, частных школ, студий, секций и репетиторов. Подойдет организациям, которые чаще работают с детьми. В системе можно связать родителей и учеников в одной семейной карточке, вести расписание и контролировать оплату.
Возможности:
На что обратить внимание:
Цены: минимальная цена 1 150 ₽ в месяц при оплате за 12 месяцев относится к тарифу «Репетитор». Он рассчитан только на одного пользователя и одну виртуальную комнату. Бесплатный доступ предоставляется на 10 дней.
S2 — универсальная CRM, которую можно адаптировать для школы или учебного центра. Решение особенно подойдет компаниям с полноценным отделом продаж, корпоративными заказчиками, длительным согласованием договоров и участием нескольких сотрудников в одной сделке.
Возможности:
На что обратить внимание:
Цены: «Старт» стоит 1 960 ₽ в месяц за 5 пользователей при оплате за год. «Компания» стоит 760 ₽ за 1 пользователя в месяц. Оплата вносится минимум за 3 месяца. Предусмотрен тестовый период на 7 дней.
BigBen CRM — специализированная CRM-система для языковых школ, детских центров и других образовательных организаций. Решение объединяет продажи, расписание, оплату и учебную работу с учениками. Подойдет тем, кому кроме CRM нужны домашние задания, оценки и учебная коммуникация.
Возможности:
На что обратить внимание:
Цены: стартовый тариф стоит 2 200 ₽ в месяц и рассчитан на 50 учеников. «Стандарт» до 200 учеников обойдется в 5 000 ₽ в месяц. Бесплатный период — 7 дней при регистрации или до 14 дней после консультации.
Timly Class — система для учета работы школы после продажи. Подойдет небольшим и средним учебным центрам,которым нужны расписание, посещаемость, абонементы и расчет зарплаты преподавателей, но не требуется сложная работа с заявками. Для ведения продаж Timly Class можно связать с amoCRM. 
Возможности:
На что обратить внимание:
Цены: при оплате за год тариф до 40 активных клиентов стоит от 1 895 ₽ в месяц. Тестовый период — 10 дней.
Параплан CRM — специализированная система для образовательных центров, детских клубов, языковых и музыкальных школ, спортивных секций и частных преподавателей. В ней можно вести и продажи, и работу с учениками после оплаты.
Возможности:
На что обратить внимание:
Цены: «Старт» стоит 990 ₽ в месяц до 80 клиентов, «Бизнес» — 2 550 ₽ без лимита клиентов, «Сеть» стоит от 3 190 ₽ за два филиала. При оплате за год действует скидка 15%. Тестовый период — 10 дней.
BasePlan — облачная CRM-система для курсов, тренинговых центров, студий и небольших школ. Подойдет организациям с простым процессом работы: опубликовать расписание, принять заявку, записать клиента на занятие, получить оплату и отметить посещение.
Кроме ведения продаж, в системе также можно учитывать занятость собственных или арендованных помещений. Поэтому BasePlan будет особенно полезен танцевальным, спортивным и творческим студиям, которые распределяют занятия по нескольким залам.
Возможности:
На что обратить внимание:
Цены: бесплатный тариф «Пробный» рассчитан на 100 клиентов, одно помещение и одного пользователя. В него входят 100 email-сообщений в месяц. Платные тарифы — от 500 ₽ в месяц. Все тарифы включают полный набор функций.
impulseCRM — специализированная система для танцевальных школ, фитнес-клубов, спортивных секций, бассейнов и студий растяжки. Подойдет организациям, где клиенты покупают абонементы, самостоятельно записываются на тренировки, а количество мест в группе ограничено.
Возможности:
Недостатки:
Цены: стоимость рассчитывается индивидуально в зависимости от выбранных функций и потребностей организации.
Axked — специализированная CRM для учебных центров, школ, кружков и спортивных секций. Подойдет как небольшому центру, которому нужны расписание и учет оплат, так и школе с отделом продаж, несколькими направлениями и филиалами.
Возможности:
На что обратить внимание:
Цены: «Старт» стоит 950 ₽ в месяц и рассчитан на 30 активных учеников. «Старт+» обойдется в 1 950 ₽ в месяц. Этот тариф позволяет вести до 100 активных учеников. Для знакомства с системой доступен бесплатный тест.
Перед выбором CRM опишите, как школа работает с клиентом: от первой заявки до начала занятий. Определите:
Если CRM нужна в основном для обработки заявок и контроля менеджеров, можно выбрать универсальную систему. Если в ней также планируют вести расписание, группы, посещаемость и абонементы, лучше рассматривать специализированную CRM для образования.
Перед оплатой проведите через систему одну реальную заявку: получите обращение с сайта, назначьте ответственного, запишите клиента на пробное занятие, примите оплату и добавьте ученика в группу. Такой тест покажет, какие действия выполняются удобно, а для каких потребуются ручная работа, дополнительные модули или другая программа.
Kaiten, OkoCRM, Аспро.Cloud и S2 подойдут школам, которым важны лиды, воронки, задачи и контроль менеджеров. Расписание и посещаемость в этом случае придется вести отдельно.
Мой Класс, Hollihop, BigBen CRM и Параплан объединяют продажи и учебный учет. ListOk CRM, OLLA Berkana, Timly Class, BasePlan, impulseCRM и Axked могут быть эффективннее в работе с расписанием, абонементами и посещениями, но их возможности для сложных продаж нужно проверять на демо.
Если школе нужна гибкая CRM для заявок, продаж и задач команды, этот процесс можно настроить в Kaiten . Пользователи могут создать воронку продаж, распределить заявки между менеджерами, контролировать сроки и хранить всю историю работы с клиентом. Продажи, оформление документов и подготовку к обучению можно разделить по доскам, а после оплаты — передать карточку администратору вместе с данными и задачами.