Где хранить рабочие файлы в 2026 году, чтобы не потерять доступ и данные
Блог МТС Линк ·
Запись Где хранить рабочие файлы в 2026 году, чтобы не потерять доступ и данные впервые появилась Блог МТС Линк .
Рабочие файлы для бизнеса — ресурс на вес золота. На дисках хранят контакты подрядчиков и клиентов, персональные данные сотрудников, финансовые отчёты и даже фотографии с корпоративных мероприятий. Потерять всё это можно за один миг, если использовать небезопасные сервисы хранения. Чтобы не столкнуться с такой проблемой, бизнес переходит на отечественные облачные хранилища. Поговорили с представителями ИТ-компаний и выяснили, в чём опасность хранения информации на зарубежных облачных дисках, почему сотрудникам не стоит использовать личные аккаунты для рабочих файлов и каким требованиям должны соответствовать корпоративные хранилища в 2026 году.
Хранение информации в иностранных сервисах может создать для бизнеса юридические, операционные и технические сложности.
Федеральный закон «О персональных данных» требует хранить и обрабатывать персональные данные граждан России на территории Российской Федерации.
«Если вы храните в зарубежном хранилище резюме, сканы паспортов или договоры с клиентами, вы формально нарушаете требование локализации. Это может привести к проверкам, предписаниям и серьёзным штрафам», — пояснил руководитель бизнес-подразделения «Совместная работа» в MTС Линк Александр Афанасьев.
Кроме того, Минцифры предложило запретить использование иностранных корпоративных облачных сервисов и программного обеспечения (ПО) в системах хранения и обработки персональных данных с 1 сентября 2027 года, но соответствующие меры ещё не приняты. Документ есть в распоряжении «Ведомостей». В настоящее время ограничения на использование иностранных облачных сервисов действуют только для государственных органов.
Руководитель службы информационной и коммерческой безопасности компании «Электрорешения» (бренд EKF) Александр Злой отмечает, что организации с объектами критической информационной инфраструктуры (КИИ) и госкомпании также должны учитывать ограничения при выборе облачных сервисов. Ожидается, что к 2036 году все объекты должны перейти на российское программное обеспечение.
Зарубежные сервисы могут создавать угрозу для непрерывности работы бизнеса. С 2023 года были случаи, когда Google без предупреждения отключал корпоративные аккаунты российских компаний. В результате команды теряли доступ к почте, документам и файлам.
Нужно принять тот факт, что в любой момент можно попрощаться со своими аккаунтами, данными и деньгами за подписки на иностранные сервисы из-за «нарушения политики использования». Поэтому бизнес может оценивать приобретение облачного сервиса как инвестицию.
Александр Афанасьев отмечает, что зарубежные провайдеры могут хранить ключи шифрования и анализировать содержимое файлов. Кроме того, ошибки в настройках доступа или глобальные утечки данных могут привести к тому, что документы станут доступны посторонним.
Руководитель группы разработки ИТ-компании Umbrella IT Роман Савченко добавляет, что риски связаны не только с уязвимостями самих платформ, но и с особенностями их использования. Например, компании могут недостаточно гибко настраивать права доступа, оставлять публичные ссылки на файлы или использовать ограниченные инструменты мониторинга.
В таких условиях службе информационной безопасности сложно контролировать, какие документы доступны по ссылкам, кто получил к ним доступ и как использует данные. Из-за этого утечка информации может долго оставаться незамеченной.
Кибербезопасность Мессенджер Чаты Почему нельзя использовать личные аккаунты для рабочих файлов Даже если в компании есть корпоративное хранилище, сотрудники могут по привычке сохранять рабочие файлы в личных облачных сервисах. Это создаёт дополнительные цифровые риски для бизнеса.
Хранение рабочих файлов в личных хранилищах создаёт кадровые и управленческие риски для бизнеса в 2026 году.
Когда человек увольняется, компания может просто потерять доступ ко всем его файлам. А смешение личного и рабочего в одном аккаунте сильно усложняет управление правами и аудит.
Результаты интеллектуальной деятельности, которые сотрудник создаёт при выполнении трудовых обязанностей, как правило, принадлежат компании. Поэтому такие материалы должны храниться в корпоративной инфраструктуре.
«Если сотрудник уже сталкивался с потерей рабочих файлов из-за незрелости ИТ или информационной безопасности, он может по своей инициативе хранить копии файлов в личном облаке. В небольших компаниях такой подход допустим, но средний и крупный бизнес должен гарантировать конфиденциальность и целостность данных», — добавил Александр Злой.
Александр Злой отмечает, что человеческий фактор остаётся одной из уязвимостей для бизнеса. Атаки с использованием социальной инженерии, включая телефонное мошенничество, требуют меньше ресурсов, чем технические взломы.
Проблема компании в том, что она не может контролировать уровень защиты данных личных аккаунтов. Сотрудник может использовать один пароль на нескольких сервисах или отключать двухфакторную аутентификацию. Кроме того, агент синхронизации может перенести заражённые файлы с домашнего компьютера в корпоративную среду.
Особого внимания требуют данные, хранение и обработка которых регулируются законом. По словам руководителя группы разработки Umbrella IT Романа Савченко, это:
Отдельно стоит защищать сведения об ИТ-инфраструктуре, ключи шифрования, пароли и токены доступа: их утечка может открыть доступ к другим корпоративным системам.
Документы и Диск Обзор Каким требованиям должно соответствовать корпоративное хранилище в 2026 году При выборе хранилища важно учитывать возможности по защите данных. Ниже — основные требования к современным корпоративным решениям.
Эксперты сходятся во мнении, что для российского бизнеса оптимальным выбором остаются отечественные решения, а также самостоятельно разработанные on-premise- (серверные) и облачные платформы.
Один из примеров отечественных решений для работы с корпоративными файлами и документами — МТС Линк Документы и Диск . Сервис хранит данные на серверах в России. Компании могут выбрать версию on-premise и развернуть её на собственных серверах. В сервисе можно хранить файлы, создавать и совместно редактировать документы, таблицы, презентации и формы, настраивать права доступа и отслеживать изменения.
Файл можно создать прямо на диске или перетащить с рабочего стола
Роман Савченко отмечает, что современное корпоративное хранилище должно поддерживать архитектуру Zero Trust (с англ. «нулевое доверие»). При таком подходе каждый запрос на доступ к данным проходит проверку.
«Например, если пользователь с обычным профилем работы внезапно начинает скачивать большой объём информации, система распознаёт такое поведение как аномальное, временно ограничивает операцию и запрашивает дополнительное подтверждение», — пояснил эксперт.
Ещё одно важное требование — интеграция с DLP-системами (от англ. Data Loss Prevention, системы предотвращения утечек данных). Как объяснил Роман Савченко, они анализируют содержимое файлов и могут автоматически блокировать передачу информации с ограниченным доступом, например реквизиты банковских карт или служебные документы.
По словам Александра Злого, в 2026 году регуляторы всё больше внимания уделяют тому, насколько системно компания управляет безопасностью. Они оценивают уровень зрелости процессов, наличие метрик и контроль рисков. Для бизнеса недостаточный уровень защиты хранилища может привести к финансовым потерям из-за штрафов и последствий атак.
«Формулу движения капитала можно транспонировать на формулу риска: деньги, потраченные на защиту, уменьшают риски, а значит, те же деньги остаются и работают в компании, а не уходят на штрафы или выкупы хакерам», — пояснил Александр Злой.
При выборе корпоративного хранилища Александр Злой рекомендует начинать с инвентаризации данных. Компания должна понимать, какие данные у неё есть и где они хранятся.
Также эксперт рекомендует использовать неизменяемый аудит доступа с выгрузкой в собственную SIEM-систему (от англ. Security Information and Event Management, система управления событиями информационной безопасности). Это помогает расследовать инциденты и подтверждать факты доступа к данным.
Например, в сервисе МТС Линк Документы и Диск администраторы могут настраивать права доступа к отдельным файлам и папкам-пространствам, ограничивать или запрещать изменения важных документов.
Кроме того, онлайн-редактор документов и облачный диск поддерживает логирование действий пользователей. Это помогает компаниям контролировать работу с файлами и соблюдать внутренние стандарты безопасности.
Настройки прав доступа могут корректировать и авторы документов
Руководитель службы информационной и коммерческой безопасности компании «Электрорешения» (бренд EKF) рекомендует использовать устойчивую к фишингу аутентификацию для всех доступов, особенно административных. Разные варианты двухфакторной аутентификации обеспечивают разный уровень защиты.
Корпоративное хранилище должно обеспечивать создание неизменяемых и актуальных резервных копий вне облака для хранения файлов.
Важно регулярно проверять возможность восстановления данных. Для этого проводить тестовое восстановление с измерением фактических показателей RTO (от англ. Recovery Time Objective, целевое время восстановления) и RPO (от англ. Recovery Point Objective, допустимый объём потери данных).
Для резервного копирования эксперт рекомендует использовать правило 3-2-1 или его современную версию 3-2-1-1-0.
Эксперты называют искусственный интеллект одним из трендов в защите корпоративных данных. Он меняет как подходы к безопасности, так и требования к инфраструктуре хранения.
В первую очередь речь идёт о поведенческой аналитике. Такие системы выявляют аномалии в действиях пользователей, реагируют на подозрительную активность и при необходимости автоматически ограничивают доступ до выяснения обстоятельств.
Как добавляет Александр Злой, ИИ меняет подходы к хранению данных в двух направлениях.
Обучение моделей и инференс (этап, на котором обученная модель обрабатывает новые данные и генерирует результат) требуют больших объёмов данных и высокой пропускной способности. Поэтому компании используют векторные хранилища вместе с объектными.
Модели и ИИ-агенты получают доступ к информации, поэтому компаниям нужны политики, которые определяют, какие данные и в каком объёме может использовать ИИ.
«Обновить или подождать?» – эксперт «Лаборатории Касперского» о регулярном апдейте ПО
Дипфейки в корпоративных коммуникациях: как бизнесу защититься от мошенников
Осторожно, спуфинг: как мошенники выдают себя за ваших коллег и можно ли от этого защититься
Запись Где хранить рабочие файлы в 2026 году, чтобы не потерять доступ и данные впервые появилась Блог МТС Линк .