Фабрика идей — 70000 улучшений от сотрудников
Атвинта — статьи и проекты ·
Система для сбора, согласования и внедрения инициатив от сотрудников 30+ производств
Наш заказчик — один из лидеров производственно-добывающей отрасли с ежегодной выручкой более 300 млрд рублей. Компания активно использует подходы бережливого производства и внедряет их в бизнес-процессы.
Ранее мы рассказывали о создании сервиса для сбора инициатив от сотрудников . Это сервис, в котором сотрудники предлагают идеи по улучшению процессов с экономическим эффектом более 1 млн рублей. В системе зарегистрировано 24 компании и 3 000 предложений, реализация которых принесла компании выгоду на 20 млрд рублей.
На основе нашей разработки появился еще один сервис для сбора идей, а затем и целая экосистема. О них мы расскажем в этом кейсе.
Клиент обратился за созданием нового сервиса на основе нашей платформы по сбору инициатив. Система была необходима для фиксации идей с эффектом менее 1 млн рублей.
Сбор предложений от сотрудников как бизнес-процесс называется фабрикой идей. Ранее для этого сотрудники заполняли бумажные бланки с предложениями и передавали их на согласование руководителям предприятия.
Также заказчик попросил реализовать в новом сервисе доску решения проблем — подачу сообщений о неполадках. Они передаются ответственным на реализацию задачи.
В результате нам нужно было создать сервис с фабрикой идей и доской решения проблем и объединить его с продуктом по внедрению инициатив.
Задачи:
Узнайте, как мотивировать сотрудников предлагать идеи
Мы разработали новый сервис с двумя ключевыми возможностями:
Подать идеи, инициативу или проблему можно в интерфейсе самих сервисов либо через мобильное приложение, которое интегрировано в систему. Как только сотрудник сохранил предложение — оно автоматически появляется на платформе. Затем идею рассматривает эксперт и комиссия.
Дизайн сервиса сохраняет преемственность с другими элементами экосистемы, обеспечивая бесшовное переключение между ними.
Мы уже были погружены в особенности и бизнес-процессы компании. Благодаря нашим глубоким знаниям в отрасли и ИТ-экспертизе, мы смогли разработать оптимальную архитектуру, необходимый функционал и удобный интерфейс для фабрики идей.
Заказать экспресс-аналитику в Атвинте
На этапе аналитики нужно было составить логику работы лин-сервиса, согласовать общее видение с клиентом и перейти к реализации. Структуру составляли при участии эксперта по бережливому производству.
Концепция фабрики идей уже была развита у заказчика в офлайн-формате. Он составил для нас структуру бизнес-процесса, и на ее основе мы расписали этапы работы двух сущностей внутри будущей системы. Например, как проходит рассмотрение предложения и будет ли возможность перенести проблему в инициативы. Такая схема помогает проанализировать возможные сценарии и запланировать разработку необходимых функций.
Кейс: аналитика для разработки таск-трекера на 40 000 пользователей
Каждый этап реализации идеи и устранение проблемы фиксируется в программе. Новое предложение можно добавить в нашем сервисе или через приложение компании.
Сотрудникам назначается определенный доступ к системе:
Ниже рассмотрим основные функции и разделы сервиса.
Раздел для добавления идей, чей экономический эффект оценивается менее чем в 1 млн рублей. В системе есть несколько градаций эффектов:
Внутри раздела есть несколько вкладок:
Для начала автору нужно создать идею и описать ее. Это можно сделать, нажав на кнопку «Добавить идею».
В окне есть несколько полей, которые требуется заполнить:
Справа находятся поля, в которых автор указывает компанию, филиал, подразделение, ФИО и дату создания идеи.
Также ниже есть блок для расчета экономического эффекта и раздел, в котором можно показать связи, например, с запросом на идеи.
Оформленная идея выглядит так:
Для того чтобы подтвердить решение или указать, что идея актуальна, можно подключить экспертов. В карточке идеи есть вкладка «Экспертизы». В нее можно добавить специалистов, которые оценят реализуемость проекта.
Рассмотрение идеи со всех сторон помогает ЛПР (комитету с ответственными лицами) принять решение быстрее и отправить идею на доработку или реализацию.
Далее идею рассматривают комитеты. Они бывают двух видов:
В окне создания комитета нужно заполнить следующие поля:
Справа нужно указать компанию, филиал, подразделение, председателя комитета, ответственное лицо, участников, экспертов и секретаря.
Комитет можно добавить в карточке идеи. Также после создания комитета есть возможность прикрепить несколько предложений. Так участники рассматривают идеи одной категории сразу. Например, если тема обсуждений касается производственного цеха или вопросов безопасности в компании.
Затем участники запускают комитет. Так фиксируется время обсуждения. Процесс можно остановить и продолжить позже — например, чтобы собрать другую экспертизу или рассчитать экономический эффект.
По завершению комитета участники заполняют протокол по всем идеям:
После комитета авторы предложений могут увидеть статус задачи и, если требуется, доработать идею.
В окне запросов можно описать тему, которую хотят решить в компании. Например, директор компании замечает потери, но на каком этапе они происходят — он отследить не может. В этом ему помогут руководители подразделений и сотрудники, которые на своих задачах замечают перерасход материалов или износ оборудования.
Благодаря такой возможности руководство направляет сотрудников. То есть они анализируют свои задачи и процессы, а затем предлагают улучшения.
В этом разделе сотрудник указывает внутреннюю проблему, которую необходимо решить. Например, сломался душ на производстве или требуется расчистить снег, чтобы машины могли проехать до склада.
Обычно компании разделяют Фабрику идей и Доску решения проблем — мы же добавили возможность собирать все форматы предложений в едином пространстве. Так руководителям и менеджерам отдела улучшений удобнее контролировать процессы работы по разным видам инициатив.
На главной странице пользователь видит список проблем и может фильтровать их статусу работ, датам, подразделению, категории, автору, ответственному лицу и так далее.
В форме добавления проблемы указывают следующие параметры:
Поля справа идентичны предыдущим формам: компания, филиал, подразделение, ответственный, автор и дата подачи.
Когда компания отделяет идеи от проблем, это помогает увидеть разницу — бытовые недочеты, которые мешают сотрудникам, и масштабные потери, снижающие производительность и качество труда.
Чтобы каждому предприятию было удобно отслеживать количество идей и проблем — мы добавили систему дашбордов . В системе инициатив каждый сотрудник может настраивать отчет под себя. Здесь представлены готовые панели, которые показывают:
Аналитические дашборды позволяют компании оперативно оценивать экономические эффекты от идей, выявлять ключевые проблемы и повышать прозрачность процессов на всех уровнях.
Читайте про разработку BI-системы для Аналитического центра при Правительстве РФ
Мы создали еще один удобный продукт, который помогает заказчику внедрять бережливое производство на всех этапах бизнес-процессов. Каждая компания может отслеживать мелкие недочеты и устранять потери на платформе. При этом избегая бумажной и ручной работы, которая использовалась ранее.
Итоги проекта:
Мы продолжаем улучшать экосистему и внедрять новые сервисы и функции:
Следите за обновлениями — скоро мы опубликуем более подробный кейс об экосистеме и этапах ее создания.